Datenschutzbestimmungen

In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, wie die VFR Versicherungs-, Finanz- und Riskmanagement GmbH (nachfolgend «VFR» oder «wir») im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit Personendaten von betroffenen Personen (z. B. Kunden, Geschäftspartner etc.) (nachfolgend «Sie») erhebt und bearbeitet. Diese Datenschutzerklärung gilt für die VFR Versicherungs-, Finanz- und Riskmanagement GmbH mit Sitz in Worb.

Ergänzend gilt Ziffer 11 unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen; bei Widersprüchen geht diese Datenschutzerklärung vor.

1. Verantwortlichkeit

Verantwortlich für die Datenbearbeitungen ist die VFR Versicherungs-, Finanz- und Riskmanagement GmbH. Bei datenschutzrechtlichen Anliegen können Sie uns unter folgender Kontaktadresse erreichen: VFR Versicherungs-, Finanz- und Riskmanagement GmbH, Datenschutz, Bollstrasse 43, 3076 Worb; E-Mail: datenschutz@vfrmanagement.ch.

2. Pflicht zur Bereitstellung von Personendaten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen Personendaten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind (eine gesetzliche Pflicht, uns Daten bereitzustellen, haben Sie in der Regel nicht). Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen (oder der Stelle oder Person, die Sie vertreten) zu schliessen oder diesen abzuwickeln.

3. Erhebung und Bearbeitung von Personendaten

Wir bearbeiten in erster Linie die Personendaten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit unseren Kunden und anderen Geschäftspartnern von diesen und weiteren daran beteiligten Personen erhalten. Dazu gehören Kontaktdaten, Bankdaten, persönliche Merkmale, Gesundheitsdaten, Korrespondenz, Vertragsdaten und weitere relevante Informationen. Wir erheben und verarbeiten diese Daten, um unsere Verträge mit Kunden und Geschäftspartnern zu erfüllen und gesetzlichen Pflichten nachzukommen.

4. Zwecke der Datenbearbeitung und Rechtsgrundlagen

Wir verwenden die von uns erhobenen Personendaten, um unsere Verträge mit Kunden und Geschäftspartnern zu erfüllen und gesetzlichen Pflichten nachzukommen. Darüber hinaus bearbeiten wir Personendaten für weitere Zwecke, an denen wir ein berechtigtes Interesse haben, wie z. B. Angebote und Weiterentwicklung unserer Dienstleistungen, Kommunikation mit Dritten, Werbung und Marketing, Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und weitere genannte Zwecke.

5. Diese Website: Cookies, Formulare und Karten

Diese Website setzt keine Cookies und keine Tracking-Werkzeuge ein und nutzt keine Social Plug-ins von sozialen Netzwerken. Beim Aufruf verarbeitet unser Server technisch notwendige Angaben (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite) in Protokollen zur Betriebssicherheit; sie werden nicht mit anderen Daten verknüpft und regelmässig gelöscht.

Was Sie über das Anliegen-, das Kontakt- oder das Buchungsformular senden, übermittelt die Website an unser internes Betriebssystem und wird dort als Anfrage mit Fallnummer bearbeitet. Gegen Missbrauch gilt eine Mengenbegrenzung je Anschluss; dafür wird ein gekürzter, nicht rückrechenbarer Fingerabdruck der IP-Adresse für höchstens zwei Stunden gespeichert. Der Prämienrechner übermittelt Ihre Eingaben (Altersgruppe, Jahrgang, Postleitzahl) an unser System; sie werden nicht gespeichert und keiner Person zugeordnet.

Der Lageplan (Google Maps) wird erst geladen, wenn Sie ihn mit einem Klick aktivieren. Erst dann stellt Ihr Browser eine Verbindung zu Google her, und Google erhält dabei Ihre IP-Adresse; es gilt die Datenschutzerklärung von Google. Melden Sie sich für den Newsletter an, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse ausschliesslich für dessen Versand; abmelden können Sie sich jederzeit.

Über den freiwilligen WhatsApp-Link können Sie mit unserem Team Kontakt aufnehmen. Erst beim Öffnen des Links wird WhatsApp aufgerufen; auf dieser Website wird kein WhatsApp-Chat geladen. Im Chat antworten Menschen aus unserem Team. Für die Datenbearbeitung bei WhatsApp gilt die Datenschutzerklärung von WhatsApp. Für Dokumente und persönliche Versicherungsanliegen steht Ihnen auch das Kundenportal zur Verfügung.

Den freiwilligen Website-Chat starten Sie erst nach Zustimmung. Für die Zuordnung des Gesprächs wird ein technisch notwendiges, geschütztes Sitzungscookie verwendet. Nachrichten werden im VFR-System verschlüsselt gespeichert; die aktuell eingestellte Aufbewahrungsdauer erscheint vor dem Chat-Start. Sie können das Gespräch im Chat löschen. Bereits versandte E-Mail-Kopien und Sicherungen unterliegen ihren eigenen Aufbewahrungsfristen. Ein auf Ihren Wunsch erstelltes Rückruf-Ticket wird als separates Anliegen bearbeitet. Der KI-Assistent ist als solcher gekennzeichnet und verarbeitet öffentliche FAQ-Stichwörter über Anthropic nur mit Ihrer zusätzlichen Zustimmung. Ihre Chat-Texte und Kontaktdaten werden nicht an das Modell gesendet. Er hat keinen Zugriff auf Ihr Kundendossier. Ohne KI-Zustimmung stehen der persönliche Chat bei Verfügbarkeit sowie das Kontaktformular zur Verfügung. Bitte senden Sie hier keine Gesundheitsdaten, Passwörter oder vertraulichen Dokumente. Im Kundenportal können Sie persönliche Anliegen geschützt bearbeiten.

6. Datenweitergabe und Datenübermittlung ins Ausland

Wir können Personendaten an Dritte weitergeben, insbesondere an Dienstleister, Geschäftspartner, Behörden und weitere Empfänger im In- und Ausland. Dabei achten wir auf angemessene Datenschutzmassnahmen, insbesondere bei Übermittlungen in Länder ohne angemessenen Datenschutz.

7. Dauer der Datenspeicherung

Wir speichern Ihre Personendaten nur so lange, wie es für die Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es gesetzlich vorgeschrieben ist. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, es sei denn, wir sind gesetzlich zur weiteren Speicherung verpflichtet.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch in Bezug auf Ihre Personendaten. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie von diesen Rechten Gebrauch machen möchten.

9. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen oder zu aktualisieren. Bitte informieren Sie sich regelmässig über etwaige Änderungen.

Wenn Sie Fragen oder Anliegen zum Datenschutz haben, kontaktieren Sie uns bitte unter den oben genannten Kontaktdaten.

Vielen Dank für Ihr Vertrauen in die VFR Versicherungs-, Finanz- und Riskmanagement GmbH.